A contabilidade para psicólogos exige atenção a uma série de obrigações legais, fiscais e éticas — falhas nessas áreas têm gerado multas e autuações crescentes em 2025. Se você é psicólogo ou terapeuta, vale a pena entender quais são os deslizes mais comuns para evitá-los.
Neste post, vamos explorar os principais erros, as consequências e como manter sua prática em conformidade.
1. Erros comuns na rotina fiscal
- Não declarar todas as receitas recebidas — atendimentos particulares, online ou em convênios. A omissão voluntária ou involuntária pode levar à multa por omissão ou sonegação fiscal.
- Deixar de emitir nota fiscal quando necessário. Mesmo atendimentos de valor baixo ou em modalidade online exigem emissão de nota fiscal em muitos municípios.
- Atraso no pagamento de tributos ou guias fiscais; atrasos geram juros e penalidades que crescem com o tempo.
2. Enquadramento e regime tributário inadequado
- Uso de CNAE errado ou registro de atividade incorreto. Se o CNAE não for compatível com “serviços de psicologia” ou se não estiver categorizado corretamente, pode haver reclassificação e autuações.
- Escolha errada do regime: permanecer como pessoa física quando já convém pessoa jurídica; escolher Simples Nacional vs Lucro Presumido sem fazer projeção de faturamento vs custos.
- Ignorar obrigações específicas conforme o regime escolhido (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real). Mudanças nas alíquotas ou nas regras podem surpreender quem não acompanha.
3. Emissão de nota fiscal incorreta ou omissa
- Não emitir nota fiscal para todos os atendimentos ou usar somente recibos informais.
- Emitir nota sem os dados obrigatórios (nome/CPF ou CNPJ do tomador, descrição adequada do serviço, data correta, valor, inscrição municipal). Falta de padronização pode gerar autuação.
- Usar descrições muito genéricas ou que estejam fora da ética profissional (o que pode gerar também problemas éticos ou regulamentares).
4. Declarações acessórias esquecidas ou preenchidas errado
- A Dmed (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde) é obrigatória para empresas de saúde com CNPJ. Falta de envio ou erro no envio pode gerar multa de até R$ 500/mês ou percentuais sobre operações omitidas.
- Entrega da DEFIS no Simples Nacional, declaração anual de informações socioeconômicas e fiscais, etc. Atrasos ou erros na DEFIS implicam multas.
- Carnê-Leão: para psicólogos que atuam como pessoa física, recebendo de pessoas físicas, é obrigatório informar os rendimentos via Carnê-Leão mensalmente. Omissão ou preenchimento incorreto leva a autuações.
5. Controle de receitas e despesas mal organizado
- Não guardar comprovantes de despesas ou não organizar recibos/notas para dedução ou controle. Isso dificulta auditorias ou comprovação junto ao fisco.
- Misturar finanças pessoais com as da atividade profissional; isso traz riscos de fiscalização e confusão em declarações.
- Falta de livro-caixa ou registro de receitas e despesas atualizado. Mesmo no Simples Nacional, esses registros podem ser exigidos.
6. Casos de autuação real ou multas recentes
Para ilustrar, alguns exemplos recentes:
7. Tabela comparativa: erros vs consequências
Abaixo, uma tabela para visualizar de modo claro os erros mais frequentes, seus riscos ou penalidades, e o impacto para a prática profissional.
| Erro | Possíveis penalidades ou consequências | Impacto para o psicólogo / terapeuta |
| Omissão de receita (não declarar todos os atendimentos) | Multas fiscais grandes; inclusão em malha fina; juros | Perda financeira grande, risco legal, desgaste burocrático |
| Emissão de nota fiscal incompleta ou uso de recibo em lugar de nota | Multas municipais; impossibilidade de dedução ou comprovação; bloqueios de convênios | Perda de credibilidade, impossibilita parcerias, limitações operacionais |
| Atraso ou falta de declarações acessórias (Dmed, DEFIS, etc.) | Multas mensais ou percentuais; penalidades cumulativas | Acúmulo de débitos, dificuldade de regularização |
| Escolha inadequada de regime ou CNAE errado | Recolhimento maior de impostos; mudança retroativa do regime; autuações | Aumento de carga tributária; surpresa financeira; necessidade de auditoria |
| Falta de organização dos comprovantes e livros fiscais | Provas frágeis em caso de fiscalização; dificuldade de deduzir gastos legítimos | Paga mais imposto do que deveria; exposição a multas inesperadas |
8. Como evitar esses problemas com ajuda especializada
Para que sua prática não incorra nesses erros, é recomendável:
- Contar com um contador especializado em saúde ou em contabilidade para psicólogos, que conheça os regimes tributários, obrigações municipais (ISS, emissão de NFSe) e peculiaridades da profissão.
- Fazer simulações periódicas de regime tributário para verificar se ainda está no mais favorável para seu faturamento e despesas.
- Manter rotina de organização: emitir nota sempre, registrar todas as receitas e despesas, guardar documentação, separar finanças pessoais das profissionais.
- Estar claro sobre as obrigações de declarações acessórias e calendários fiscais, para não perder prazos.
- Revisar CNAE, natureza jurídica (PF vs PJ), regime tributário sempre que houver mudança de volume de atendimento ou de faturamento.
9. Conheça as soluções da Contabilidade Viana
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- ter orientação personalizada para o seu perfil profissional,
- escolher o regime tributário ideal,
- emitir corretamente as notas fiscais,
- evitar multas e autuações,
- focar no seu atendimento, sabendo que a parte fiscal está bem cuidada.
A contabilidade para psicólogos não é apenas uma formalidade — é um elemento essencial para assegurar a sustentabilidade, legalidade e credibilidade da sua prática. Os erros mais frequentes em 2025 envolvem omissões de receita, emissão incorreta de notas, atrasos em obrigações acessórias e regime tributário inadequado.
Evitar essas falhas demanda organização, informação e um contador especializado ao seu lado. Se quiser segurança e tranquilidade, a Contabilidade Viana pode ser justamente o parceiro que você precisa. Fale agora com um de nossos especialistas.