Abrir uma escola é um projeto que envolve mais do que vocação para a educação. É preciso planejar bem os aspectos legais, administrativos e principalmente a estrutura de contabilidade fiscal para escola, garantindo que a instituição esteja em conformidade com a legislação e financeiramente sustentável desde o início.
Neste artigo, você vai entender o passo a passo para abrir uma escola com segurança, desde o planejamento inicial até os cuidados com a contabilidade fiscal para escola.
Vamos abordar os regimes tributários, obrigações legais, estrutura contábil recomendada e erros que devem ser evitados.
Acompanhe!
Por que a contabilidade é essencial para escolas?
A contabilidade fiscal para escola não serve apenas para cumprir obrigações com o Fisco. Ela é uma ferramenta estratégica que ajuda os gestores a:
- Controlar receitas e despesas;
- Evitar autuações por erros tributários;
- Planejar o crescimento da instituição;
- Avaliar a viabilidade de novos cursos e unidades;
- Reduzir a carga tributária com o regime adequado.
Etapas para abrir uma escola com segurança contábil e fiscal
1. Elaboração do plano de negócios
Antes de pensar na formalização, é necessário desenvolver um plano de negócios que envolva:
- Definição do público-alvo;
- Estrutura pedagógica;
- Estimativas de investimento inicial;
- Projeção de receitas e custos;
- Estratégia de marketing e diferenciais.
Esse documento será a base para tomada de decisões contábeis, inclusive para definir o melhor regime tributário.
2. Escolha do CNAE correto
A Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) vai definir os tributos a serem pagos.
Algumas opções comuns para escolas são:
- 85.11-2/00 — Educação infantil – pré-escola;
- 85.13-9/00 — Ensino fundamental;
- 85.14-7/00 — Ensino médio;
- 85.99-6/99 — Outras atividades de ensino não especificadas.
A escolha errada pode levar a tributações indevidas e problemas com a Receita. É fundamental o apoio de um profissional de contabilidade fiscal para escola.
3. Definição do regime tributário
A escolha do regime tributário interfere diretamente na carga de impostos. As opções mais comuns para escolas privadas são:
- Simples Nacional: ideal para instituições com faturamento anual até R$ 4,8 milhões. Simplifica os tributos, mas pode incluir ISS, IRPJ, CSLL, PIS e COFINS em uma guia unificada;
- Lucro Presumido: usado quando o faturamento supera o teto do Simples ou quando há estratégia de redução de carga com base na margem;
- Lucro Real: geralmente não indicado para escolas, exceto quando os lucros são pequenos frente ao faturamento.
A escolha exige análise detalhada feita por especialistas em contabilidade fiscal para escola.
4. Registro da empresa e legalização
Com CNAE e regime definidos, o próximo passo é registrar a escola. Veja os principais registros exigidos:
- Contrato social ou Requerimento de Empresário;
- Registro na Junta Comercial;
- Inscrição no CNPJ;
- Inscrição Estadual e/ou Municipal;
- Alvará de funcionamento;
- Registro na Secretaria de Educação (estadual ou municipal).
5. Estrutura fiscal e contábil da escola
A estrutura ideal inclui:
- Sistema de gestão financeira e contábil integrado;
- Escrituração contábil atualizada mensalmente;
- Emissão correta de notas fiscais;
- Controle de folha de pagamento e encargos sociais;
- Cumprimento de obrigações acessórias (SPED, DIRF, DCTF, EFD-Reinf, entre outras).
Tudo isso deve ser acompanhado por uma equipe especializada em contabilidade fiscal para escola, para evitar autuações e prejuízos.
Tabela comparativa: regimes tributários aplicáveis a escolas
| Regime Tributário | Faturamento Anual | Simplicidade | Tributos Inclusos | Indicado para… |
| Simples Nacional | Até R$ 4,8 milhões | Alta | IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS, CPP | Escolas de pequeno a médio porte |
| Lucro Presumido | Acima de R$ 4,8 milhões | Média | Separados: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS | Escolas com margem elevada de lucro |
| Lucro Real | Sem limite | Baixa | Todos os tributos apurados sobre o lucro real | Casos específicos com margem apertada |
Cuidados contábeis no dia a dia da escola
Controle de receitas e inadimplência
Um sistema contábil eficaz permite o acompanhamento de mensalidades pagas, inadimplência e fluxo de caixa — aspectos essenciais para a sustentabilidade da escola.
Folha de pagamento e obrigações trabalhistas
A contratação de professores, coordenadores e demais funcionários exige cuidado com encargos, convenções coletivas e prazos de pagamento. Um erro pode gerar passivos trabalhistas altos.
Saiba mais: Como a contabilidade ajuda escolas a manterem regularidade trabalhista e fiscal
Obrigações acessórias mensais e anuais
Além do pagamento de tributos, a escola deve entregar declarações fiscais e contábeis. Algumas delas:
- SPED Contábil;
- SPED Fiscal;
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
- EFD-Reinf;
- RAIS e DIRF (em extinção com o eSocial).
Tudo isso reforça a importância de uma contabilidade fiscal para escola especializada, para manter a conformidade e evitar multas.
Benefícios de uma contabilidade especializada para escolas
Contar com profissionais que conhecem as particularidades do setor educacional traz vantagens como:
- Redução de riscos fiscais e autuações;
- Otimização tributária com o regime adequado;
- Maior controle do desempenho financeiro;
- Previsibilidade de caixa para planejamento;
- Apoio em decisões estratégicas de expansão ou corte de custos.
Erros comuns ao abrir uma escola (e como evitar)
| Erro Cometido | Consequência | Solução |
| Escolher o CNAE incorreto | Tributação incorreta, risco de autuação | Apoio de contador especializado |
| Ignorar o planejamento tributário | Pagamento de mais impostos que o necessário | Simulação de cenários com contador |
| Não registrar na Secretaria de Educação | Atividade considerada irregular | Regularização prévia |
| Fazer folha de pagamento incorretamente | Multas trabalhistas e previdenciárias | Uso de software e revisão técnica |
| Não emitir notas fiscais de forma adequada | Penalidades fiscais | Automatização e controle contábil |
Como a Contabilidade Viana pode ajudar sua escola
A Contabilidade Viana é especializada no setor educacional e entende as demandas específicas de cada etapa — da abertura à expansão da escola.
Com uma equipe dedicada e ferramentas modernas, a Viana oferece:
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- Definição e simulação de regime tributário;
- Escrituração contábil e fiscal;
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Conclusão
Montar uma escola exige mais do que paixão pela educação — demanda responsabilidade com a estrutura jurídica e fiscal do negócio.
Ao contar com uma contabilidade fiscal para escola bem estruturada desde o início, sua instituição pode crescer com segurança, previsibilidade e economia tributária.
Evite riscos e comece certo! Busque o apoio de especialistas para transformar seu sonho educacional em uma realidade sustentável.
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